Filosofi Manajemen Proyek

Kita sebagai manusia harus memiliki kesadaran bahwa kita mempunyai misi dalam kehidupan ini. Bahkan secara umum, tidak ada kehidupan jika tanpa misi. Misi adalah tujuan. Jika kita sadar memiliki sesuatu yang kita tuju dalam hidup ini, pasti kita juga sadar bahwa sejatinya kita tengah menempuh sebuah perjalanan panjang. Perjalanan yang niscaya akan melalui berbagai fase dan kondisi serta tanggung jawab yang berbeda untuk setiap orang. 

Tiga hal fundamental

Apakah ada di antara kita yang tidak memiliki tanggung jawab untuk diemban sama sekali ? Pastinya, tidak ada, bukan ? Setiap orang mempunyai tanggung jawab dan tentu saja memiliki kemampuan untuk memikulnya. Persoalannya adalah apakah di akhir suatu fase, tanggung jawab itu sukses ditunaikan ? Bisa jadi berhasil bisa pula sebaliknya. Tertundanya keberhasilan itu disebabkan kurangnya atau bahkan tidak adanya 3 hal :

1. Perencanaan
2. Keteraturan dan konsistensi dalam melakukan eksekusi atas rencana yang telah disusun.
3. Pengawasan dan pengendalian

Di sinilah diperlukan adanya manajemen. Dengan manajemen akan tercipta kinerja yang terukur dalam bentuk keteraturan. Dengan kinerja yang terukur maka akan dapat dilakukan evaluasi pencapaian dan persiapan melangkah ke fase berikutnya dengan tanggung jawab yang lebih besar.

Proyek

Dalam dunia profesional, proyek merupakan salah satu manifestasi tanggung jawab. Ia berada di salah satu fase pada garis waktu kehidupan. Secara harfiah proyek berarti rencana pekerjaan dengan sasaran khusus. Dalam realitasnya, proyek merupakan pelaksanaan dari kegiatan yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan yang jelas dan memberikan hasil sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dengan menggunakan sumber daya dan waktu yang batasannya juga telah ditentukan.

Direalisasikannya suatu proyek dilatarbelakangi oleh adanya kebutuhan yang bersifat khusus. Pelaksanaan proyek memiliki durasi waktu yang tertentu, tenggat waktu yang tidak boleh dilewati. Sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek terdiri dari : 

• Manusia
• Peralatan
• Sarana
• Dana 

Manajemen

Mengingat keterbatasannya dalam sebuah proyek, maka dibutuhkan pengorganisasian terhadap seluruh sumber daya agar penggunaannya dapat efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan proyek tercapai dan dengan hasil sesuai spesifikasi. Efisien berarti penggunaan sumber dayanya tidak melebihi batasan. Penyelesaian proyek tepat waktu dan tepat anggaran dengan kualitas yang baik adalah bentuk pelaksanaan proyek yang efektif dan efisien.

Pengorganisasian dengan segala kompleksitasnya untuk mengeksekusi proyek agar dapat berjalan secara efektif dan efisien itulah yang disebut sebagai manajemen. Makna harfiah manajemen adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.

Rangkaian kegiatan dalam manajemen proyek

Langkah ke-1 : Inisiasi

Pada tahap inisiasi semua pertanyaan berikut ini harus dapat dijawab :

1. Siapa saja pemangku kepentingan pelaksanaan proyek ?
2. Mengapa proyek perlu dilaksanakan ?
3. Apa tujuan pelaksanaan proyek ?
4. Bagaimana spesifikasi hasil proyek yang diharapkan ?
5. Berapa lama pelaksanaan proyek ?
6. Berapa anggaran biaya pelaksanaan proyek ?

Langkah ke-2 : Perencanaan

Pada tahap perencanaan semua pertanyaan berikut ini harus dapat dijawab :

1. Apa saja detail kegiatan yang akan dilakukan ?
2. Bagaimana susunan sistematis detail kegiatan ?
3. Bagaimana susunan organisasi tim pelaksana proyek ?
4. Bagainama kualifiasi sumber daya manusia yang dibutuhkan ?
5. Berapa lama durasi untuk masing-masing item dalam detail kegiatan ?
6. Siapa saja sumber daya manusia yang terlibat dalam setiap detail kegiatan ?
7. Berapa biaya riil pelaksanaan kegiatan ?

Langkah ke-3 : Pelaksanaan

Pada tahap pelaksanaan harus dipastikan hal-hal sebagai berikut :

1. Tim memahami latar belakang, tujuan, target dan semua batasan yang telah didefinisikan dalam tahap inisiasi.
2. Tim memahami spesifikasi hasil akhir proyek.
3. Tim memahami susunan sistematis detail kegiatan dan deskripsi masing-masing item dalam detail kegiatan tersebut.
4. Setiap item dalam detail kegiatan memiliki penjelasan terperinci mengenai pelaksanaannya dan dilaksanakan sesuai penjelasan tersebut.
5. Adanya peringatan dini untuk setiap item dalam detail kegiatan yang akan mencapai tenggat waktu.
6. Semua item dalam detail kegiatan selesai tepat waktu atau kalau bisa selesai sebelum tenggat waktu dengan kualitas yang tetap terjaga.
7. Hasil dari pelaksanaan setiap item dalam detail kegiatan diuji dan dipastikan telah sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan.
8. Secara keseluruhan, proyek diselesaikan tepat waktu.
9. Secara keselurahan realisasi dana tidak melebihi anggaran.
10. Hasil akhir proyek sesuai spesifikasi.

Langkah ke-4 : Pengawasan

Realitasnya tahap pengawasan ini dilakukan berbarengan dengan tahap pelaksanaan, hanya saja ada sedikit tambahan waktu di ujung untuk melakukan evaluasi secara menyeluruh terhadap pelaksanaan proyek. Terdapat 5 variabel yang harus diawasi, yaitu :

1. Kinerja sumber daya manusia.
2. Hasil dari setiap detail kegiatan.
3. Penggunaan waktu.
4. Penggunaan peralatan, sarana dan prasarana.
5. Penggunaan dana. 

Langkah ke-5 : Pengakhiran

Pada tahap ini dilakukan serah terima dari tim pelaksana proyek kepada pemilik proyek. Pada akhirnya, hasil akhir pelaksanaan proyek harus dapat digunakan dan dinikmati oleh para pemangku kepentingan. Hasil akhir proyek harus dapat memberikan manfaat sebagaimana mestinya sehingga sepadan dengan biaya dan usaha yang telah dikerahkan untuk mencapai keberhasilan proyek.

Demikian sekedar berbagi pemahaman kami mengenai manajemen proyek. Masukan dan saran sangat disambut baik, silakan posting di kolom komentar.

Terima kasih....😊🙏

Subscribe to receive free email updates: