Sistem Manajemen Persediaan (Bagian-3) : Melakukan Klasifikasi

Selamat bergabung kembali untuk kita sama-sama belajar mengenai Sistem Manajemen Persediaan. Bagi yang ketinggalan materi sebelumnya, silakan dibaca : Menghitung Key Performance Indikator.

Baiklah, kita lanjutkan pembahasan.

Untuk memudahkan manajemen dalam melakukan pengelolaan dan pengendalian persediaan perlu dilakukan klasifikasi atau pengelompokan barang-barang persediaan. Klasifikasi persediaan disebut juga Inventory Classification. Klasifikasi persediaan terdiri dari 3 jenis klasifikasi, yaitu klasifikasi berdasarkan :

Tingkat criticality atau kekritisannya, seberapa kritisnya kebutuhan terhadap barang tersebut.
Tingkat availability atau ketersediaannya, seberapa cepat barang tersebut dapat tersedia.
Tingkat usage atau pemakaiannya, seberapa banyak barang tersebut digunakan.

Analisis ABC

ABC Analysis atau Analisis ABC atau Metode ABC adalah suatu metode untuk menganalisa persediaan dengan membagi barang persediaan ke dalam tiga kategori berdasarkan nilainya dan ukuran-ukuran pengendalian yang dibutuhkan. Kategori yang digunakan dalam ABC Analysis adalah :

Kategori A : dari sisi jumlah 20% total kuantitas sedangkan dari sisi nilai 80% total nilai.
Kategori B : dari sisi jumlah 30% total kuantitas sedangkan dari sisi nilai 15% total nilai.
Kategori C : dari sisi jumlah 50% total kuantitas sedangkan dari sisi nilai 5% total nilai.

Diperlukan perlakuan yang berbeda terhadap ketiga kategori tersebut. Kategori A membutuhkan pengawasan yang lebih ketat, kategori B lebih longgar dari kategori A dan kategori C paling longgar.

Prosentase pada kategori ABC di atas adalah komposisi paling umum digunakan di perusahaan. Namun mungkin saja ada perusahaan menggunakan komposisi yang berbeda dengan pola yang sama. Hal itu sah-sah saja, sebab kondisi dan kebutuhan masing-masing perusahaan sangat spesifik.

Analisa ini bertujuan memberikan gambaran kepada manajemen untuk memberikan perhatian terbesar pada kategori A, lalu B dan terakhir C.

Analisa ini juga membantu proses pengadaan dalam hal menentukan mana yang prioritas dibeli dan berapa banyak pembelian perlu dilakukan.

Analisis Tingkat Kekritisan

Berikut kriteria tingkat kekritisan yang disegmentasi menggunakan Analisis ABC :

Level A : Sangat kritis. Very critical. Keberadaan barang pada level ini sangat penting dan menentukan kelanjutan operasional atau produksi. Ketiadaannya akan berakibat fatal pada operasional perusahaan. Proses produksi hanya bisa dilakukan jika barang dengan level ini tersedia. Maka umumnya perusahaan menerapkan SL 99% atau lebih.

Level B : Kritis. Critical. Keberadaan barang pada level ini penting dan menentukan kelancaran operasional atau produksi. Ketiadaan barang pada level ini akan menghambat operasional perusahaan. Proses produksi tetap dapat berjalan namun tidak optimal.

Level C : Tidak kritis. Non critical. Ketiadaan barang pada level ini dapat diabaikan sebab tidak berdampak langsung pada operasional maupun produksi.

Analisis Tingkat Ketersediaan

Berikut kriteria tingkat ketersediaan yang disegmentasi menggunakan Analisis ABC :

Level A : Waktu tunggu lama. Long lead time. Proses pengadaannya memakan waktu yang panjang. Umumnya 6 bulan atau lebih.

Level B : Waktu tunggu sedang. Medium lead time. Proses pengadaannya memakan waktu sedang. Umumnya antara 2 sampai dengan 6 bulan.

Level C : Waktu tunggu singkat. Short lead time. Proses pengadaannya singkat. Umumnya kurang dari 2 bulan.

Setiap perusahaan mempunyai standar waktu yang berbeda-beda terkait dengan lead time. Demikian pula rangkaian kegiatan yang mempengaruhi lead time setiap perusahaan mempunya kebijakan yang berbeda.

Ada perusahaan yang menetapkan lead time adalah rentang waktu yang terbentuk dari rangkaian kegiatan :

permintaan pengadaan atau purchare request (PR)
pemesanan barang ke supplier atau purchase order (PO)
penerimaan atau receiving.
pengujian barang

Ada juga perusahaan yang menetapkan lead time adalah rentang waktu yang terbentuk dari rangkaian kegiatan :

permintaan pengadaan atau purchare request (PR)
pemesanan barang ke supplier atau purchase order (PO)
penerimaan atau receiving.

Analisis Tingkat Penggunaan

Analisis tingkat penggunaan sebagaimana dijelaskan di atas, bahwa :

Level A : dari sisi jumlah 20% total kuantitas sedangkan dari sisi nilai 80% total nilai.
Level B : dari sisi jumlah 30% total kuantitas sedangkan dari sisi nilai 15% total nilai.
Level C : dari sisi jumlah 50% total kuantitas sedangkan dari sisi nilai 5% total nilai.

Kombinasi Klasifikasi Persediaan

Suatu barang persediaan dapat memiliki kombinasi klasifikasi dan level seperti ini :

Artinya dari sisi kekritisan A, dari sisi ketersediaan A dan dari sisi pemakaian A. Disingkat AAA. Ini adalah barang yang paling penting, karena semua kriterianya berlevel A.

Atau seperti ini :

Artinya dari sisi kekritisan A, dari sisi ketersediaan A dan dari sisi pemakaian B. Disingkat AAB. Ini adalah barang penting nomor 2. Demikian seterusnya akan ada AAC, ABA, ABB, ABC...sampai dengan CCC.

Kombinasi klasifikasi persediaan berdasarkan levelnya dapat digunakan untuk menentukan standar SL dan ITO suatu perusahaan. Sebagai contoh adalah tabel standar klasifikasi SL dan ITO berikut :

Setiap barang persediaan dikelompokkan sesuai label pada tabel di atas. Adapun SL dan ITO merupakan target yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan sesuai dengan kondisi dan kebijakan masing-masing perusahaan. Dengan demikian pada akhir periode dapat diketahui apakah kinerja pengendalian persediaan telah dapat mencapai target yang ditetapkan perusahaan.

Demikian untuk pembahasan pada bagian yang ketiga ini. Selanjutnya, insyaallah kita akan membahas tentang penggunaan Prinsip Pareto pada Analisis ABC dan contoh penerapannya.

Semoga bermanfaat.