Sistem Manajemen Persediaan (Bagian-1)

Sebelumnya, perlu kita pahami dan kita petakan bahwa Sistem Manajemen Persediaan (Inventory Management System) merupakan bagian dari Sistem Manajemen Logistik (Logistic Management System). Sedangkan Sistem Manajemen Logistik merupakan bagian dari Sistem Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management System). Jika digambarkan hubungan antara ketiga sistem tersebut kira-kira seperti diagram berikut :

Kita zoom in di Logistic Management System (LMS) untuk mengetahui di mana tepatnya posisi Inventory Management System (IMS). Pada LMS terdapat siklus logistik sbb :

IMS mengambil porsi pada LMS untuk proses :

Master Data Material
Pengendalian Persediaan (Inventory Control)
Pergudangan
Penghapusan

Pengertian

Persediaan atau inventory adalah : cadangan barang baik barang dagangan untuk dijual maupun barang habis pakai untuk operasional dan produksi yang dimiliki oleh perusahaan.

Persediaan bisa berupa :

barang jadi (finished goods)
bahan baku (raw materials)
barang-barang yang dibeli dari pemasok (purchased parts)
barang-barang setengah jadi (work-in-progress)
barang-barang retail (retail items)

Sistem manajemen persediaan atau inventory management system adalah : sebuah sistem yang digunakan untuk merencanakan dan mengendalikan persediaan untuk mencapai tingkat efisensi dan efektifitas yang ditetapkan oleh perusahaan.

Manajemen persediaan digunakan untuk

menentukan saat yang tepat untuk melakukan pemesanan barang persediaan dengan jumlah yang tepat pula dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
menentukan jadwal produksi yang tepat dengan jumlah produksi yang tepat pula serta sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.

Manfaat Persediaan

Manfaat persediaan atau inventory di antaranya :

Untuk menjaga kemandirian operasional dan produksi dengan mengurangi ketergantungan pada pasokan.
Untuk memenuhi permintaan kebutuhan operasional dan produksi yang bervariasi baik jenis maupun urgensinya.
Untuk fleksibilitas jadwal operasional dan produksi agar kapanpun dibutuhkan barang tersedia.
Untuk mengantisipasi keterlambatan pasokan.
Untuk mendapatkan diskon kuantitas dari pemasok.
Untuk meminimalkan pengaruh inflasi dan kenaikan harga.
Untuk menjaga agar barang yang diperdagangkan tersedia sehingga tidak kehilangan potensi penjualan.

Tujuan dan Sasaran Sistem Manajemen Persediaan

Sistem Manajemen Persediaan dibangun dengan tujuan :

Menyediakan barang produksi maupun operasional pada waktu yang tepat dengan kuantitas dan kualitas yang tepat serta harga yang terbaik.
Meningkatkan pelayanan dengan memperpendek lead time, yaitu waktu tunggu antara permintaan kebutuhan barang baik internal, berupa kebutuhan untuk produksi dan operasional, maupun eksternal, berupa order pembelian barang, sampai dipenuhinya kebutuhan tersebut.
Meningkatkan pelayanan pada proses produksi dengan mendekatkan pengguna (bagian produksi) kepada sumber pasokan sehingga bahan baku secepat mungkin dapat diolah tanpa harus terlalu lama menumpuk di gudang (penerapan prinsip Just-in-Time/JIT).
Meningkatkan pelayanan pada proses penjualan dengan mendekatkan pengguna (konsumen) kepada hasil produksi sehingga barang hasil produksi secepat mungkin sampai kepada konsumen tanpa harus terlalu lama menumpuk di gudang (penerapan prinsip Just-in-Time/JIT).
Meminimalisasi biaya yang timbul dari adanya persediaan.

Inti dari sasaran yang ingin dicapai dengan penerapan Sistem Manajemen Persediaan ini adalah :

Turunnya biaya yang timbul dari pengelolaan persediaan.
Naiknya tingkat pelayanan (service level) kebutuhan baik internal maupun eksternal.

Dampak Negatif Persediaan

Selain manfaat persediaan seperti yang telah disebutkan di atas, terdapat pula dampak negatifnya. Dampak negatif persediaan, di antaranya :

Biaya tinggi. Hal ini dapat terjadi apabila terlalu banyak persediaan yang menumpuk di gudang dalam jangka waktu yang lama.
Kesulitan dalam pengontrolan yang dapat berakibat penurunan kualitas barang yang disimpan dan bahkan barang tidak bisa digunakan karena rusak atau kadaluwarsa.
Tidak terdeteksinya masalah produksi maupun operasional, misalnya : kelambatan produksi atau kelambatan pasokan tertutupi karena adanya persediaan yang berlimpah.

Keseimbangan dalam Sistem Manajemen Persediaan

Penerapan Sistem Manajemen Persediaan harus mampu menjaga keseimbangan antara :

Tuntutan persediaan rendah (lower inventory)

dengan

Tuntutan persediaan tinggi (higher inventory)

Tuntutan persediaan rendah, yaitu tuntutan dari manajemen perusahaan supaya persediaan yang disimpan dapat sesedikit mungkin dengan pertimbangan :

investasi pada persediaan
biaya penyimpanan

Sedangkan tuntutan persediaan tinggi, yaitu tuntutan dari user perusahaan (operasional dan produksi) supaya persediaan yang disimpan dapat sebanyak mungkin dengan pertimbangan :

pelayanan kepada pelanggan (customer service)
meminimalkan hilangnya potensi penjualan (lost sales)

Indikasi Keberhasilan Pengendalian Persediaan

Keberhasilan pengendalian persediaan dapat dikatakan berhasil apabila memenuhi dua hal berikut ini :

Pertama, efektif. Yaitu kemampuan yang tinggi (handal) dalam memenuhi kebutuhan internal untuk operasional dan produksi serta mampu memenuhi kebutuhan eksternal untuk pelanggan. Efektifitas ini diukur dengan Service Level (SL) yaitu rasio antara jumlah permintaan barang yang dapat dipenuhi dengan jumlah seluruh permintaan barang. Makin tinggi angka SL berarti makin efektif.

Kedua, efisien. Yaitu kemampuan untuk memaksimalkan pemakaian barang persediaan. Artinya, sebisa mungkin barang yang tersimpan sebagai persediaan di gudang dimanfaatkan secepatnya baik untuk operasional, produksi maupun penjualan. Efisiensi ini diukur dengan Inventory Turnover (ITO) yaitu rasio antara jumlah pemakaian barang dengan jumlah rata-rata persediaan dalam satu periode waktu tertentu. Makin tinggi angka ITO berarti makin efisien.

Demikian pembahasan kali ini. Pada pertemuan berikutnya, insyaallah kita akan sama-sama belajar mengenai penerapan indikator kinerja utama pada pengendalian persediaan.

Semoga bermanfaat.